اسناد و مکاتبات اداری
 
 
 
 
دفتر ریاست روابط عمومی و امور بین الملل
رئیس اداره اسناد و مکاتبات اداری
کارشناس صدور و ارسال مراسلات
کارشناس شبکه پیام دولت و سامانه های ارتباطی
کارشناس ارزشیابی اسناد
 
   
  
شرح وظایف
 
< >انجام امور اعم از مکاتبات ، ارجاعات، ملاقاتها و ابلاغ دستورات صادره به معاونین  و مشاورین و سایر مسئولین ذیربط و در صورت لزوم پیگیری آتها تا حصول نتیجه نهایی.رسیدگی به امور مراجعان ساز مان و ارائه راهنماییهای لازم آنان.ابلاغ نامه ها ، دستورات شفاهی و کتبی صادره از سوی مدیران سازمان به مقامات واحد ها ، سازمانها و سایر موسساتجمع آوری و تهیه و تنظیم اطلاعات مورد نیاز سازمان از طریق برقراری ارتباط مستمر با مسئولین و واحد های حوزه مرکزی و همچنین واحد های استانی.دریافت و ثبت نامه های وارده و صادره مربوط به حوزه ریاست سازمان و نگهداری و بایگانی سوابق آنها.ایجاد مکانیزمهای مناسب جهت پیگیری مکاتبات در واحد های مختلف.انجام کلیه امور مربوط به امحاء اوراق و اسناد از طریق تماس و هماهنگی با سازمان اسناد ملی کشور.نظارت بر ثبت وارسال كليه نامه هاي وارده بر دبيرخانه مركزي نظارت وهماهنگي جهت دريافت تفكيك توزيع پست وفاكس نمون كليه مكاتبات نظارت بر دريافت وارسال كليه نامه هاي شبكه دولت، ECE و دیدگاهنظارت بر اجراي دقيق اتوماسيون اداري دردبيرخانه وواحدهاي تابعه نظارت بر نحوه بايگاني نامه ها دردبيرخانه ارتباط با دفتر پستي طرف قرارداد ونظارت بر حسن انجام امور پستي دفتر تعيين واعلام كد مكاتباتي نامه هاي صادره جهت واحدهاي تابعه وارسال ليست كدمكاتباتي واحد ها دريافت ليست حضور وغياب ماهيانه پرسنل مجموعه دبیرخانه مرکزی وتنظيم واصلاح موارد لازم وارسال به واحد حضور وغيابپيگيري کلیه امور اتوماسيون (مانند : رسميت بخشيدن به امضاء الكترونيك ) ارائه گزارش عملكرد دبيرخانه مركزي به مديريت ساختمان ارائه مشكلات نرم افزاري وپيشنهادات مربوط به اتوماسيون اداري به فن آوري اطلاعات نظارت برارسال گزارش شبكه دولت كارشناس موارد پيشنهادي ارسال شده از كميته پيشنهادات مرتبط به دبيرخانه مركزي به امور مكاتباتي شركت دركميته شفاف سازي ومستند سازي فرآيند معاونت پشتيباني به عنوان نماينده مديريتتنظيم فرآيند هاي كاري ورسم فلوچارت جهت كليه واحد هاي مديريت شركت درجلسات مربوط به اتوماسيون اداري در فن آوري اطلاعات الصاق فرم كسرپيوست و عودت نامه هاي داراي نقص جهت سازمان و ارگان فرستنده نامهپيگيري تلفني و پاسخگويي جهت كليه معاونتها پاسخگويي و پيگيري نامه هاي ارباب رجوع به صورت تلفني و حضوري تهیه وتنظیم لیست کشیک نوروزی ستاد تسهیلات نوروزی پرسنل دبیرخانه مرکزی
 
شرح وظایف کارشناس ارزشیابی اسناد:
شرایط احراز: مدرک تحصیلی  کارشناسی و بالا تر در رشته های(مدیریت، اسناد پزشکی، امور اداری و مرتبط)، داشتن سابقه و تجارب کافی، ، سلامت کامل جسمانی و روانی
< >هماهنگی و همکاری با سازمان اسناد و کتابخانه ملی تعیین عمر اسناد و ارزشیابی پرونده هانظارت و راهنمائي بايگانها و انجام اقدامات لازم جهت تقليل پرونده هاي جديد و خارج كردن پرونده های راکد که از جريان خارج شده با كسب اجازه از مقام مسئولدراختيار قرادادن پرونده ها برحسب احتياجات اداري به مقامات مسئول و مراقبت در برگشت پرونده ها، شمارش اوراق پرونده ، لاك و مهر نمودن آنها در صورت لزومپیگیری و همکاری و مشارکت جهت طراحی و پیاده سازی سیستم نرم افزاری دبیرخانه و بایگانیانجام اقدامات لازم جهت حفظ و نگهداري پرونده ها در مقابل آفات، رطوبت،‌ حرارت،‌ نور، آتش سوزي و غيرهاستفاده از فن آوري نوين اطلاعات درانجام امور بايگاني به منظور افزایش بهره وري كارتهيه گزارشهاي لازم از عملكرد حوزه كاري و ارائه به مقام مسئولنگهداري از نامه هايي كه تاريخ پيگيري و اقدام آنها تعيين‌شده و ارسال به‌ موقع آنها را براي واحدهاي اقدام‌كنندهپيگيري دريافت سوابق مكاتبات و نگهداري آنها در پرونده هاي مربوطهپیگیری استانداردسازي و يكپارچه‌سازي امور بايگاني و دبيرخانه در ديگر معاونت‌ها و واحدهاي جهاد دانشگاهی همکاری و مشارت در بررسی اولیه اسناد و مدارک و مکاتبات و پیگیری ارجاع آن به واحدها و مسئولین مربوطه در چارچوب مقرراتانجام ساير امور محوله در حوزه وظايف سازماني از سوي مقام مافوق( توضیح اینکه در حال حاضر انجام کلیه بایگانیها و تایید پروانه ها و لاک و مهر گواهی های صادره و تعیین عمر اسناد توسط این چهار کاربر شامل یک کارشناس و سه نفر متصدی امور دفتری  که دارای  پستهای قابل واگذاری  می باشد در حال انجام می باشدایجاد ارتباط بین ادارات کل، سازمان ها و ستاد وزارتخانه ها در تهران، مراکز استان ها و سایر نقاط مورد نیازنظام های اطلاعاتی دولت، سازمانهای دولتی و مراکز متصل به شبکه پیام با سازماندریافت و ثبت مکاتبات واصله از شبکه پیام دولت و ثبت در اتوماسیون اداریارسال مکاتبات صادره در قالب htmlاز طریق شبکه پیام دولتدریافت مکاتبات ارسالی از سوی شرکتها و ارجاع آن پس از اصالت سنجی به ادارات تابعهثبت مکاتبات دریافتی بصورت فیزیک و انطباق اسناد با چک لیستهای ثبت وارسال و ارجاع از طریق اتوماسیون به ادارات ذینف(توضیح اینکه در حال حاضر دریافت مکاتبات و ارجاع آن توسط متصدیان اموردفتری به تعداد هفت نفر تحت نظر کارشناس مذکور در حال انجام امور هستند.)  1               - راهبری و نظارت بر اجرای برنامه‌ها و جریان عملیات رایانه‌های در حال کار
< >-نظارت بر کارکرد تجهیزات ارتباطی محلی و راه دورورود و بازبینی داده‌ها بر اساس دستورالعمل‌های مربوطه و تحویل آن به مسئولین ذیربطکنترل کمی و کیفی در جهت انجام بهینه امور و ارتقا بهره‌وری کارهاانجام امور مربوط به آماده‌سازی و راه‌اندازی دستگاه‌های اصلی و جانبیبکار بردن برنامه‌های پیش نیاز جهت راه‌اندازی سیستم‌هاتشخیص و رفع اشکالات کاربران و تجهیزاتمراقبت بر عملکرد صحیح تاسیسات موجود در محیط استقرار رایانه‌‌ها از قبیل برق، حرارت، رطوبت و بر اساس ضوابط مربوطگزارش اشکالات موجود در اجرای برنامه‌ها، رایانه‌ها و تجهیزات ارتباطی محلی و راه دورارائه گزارش میزان فعالیت‌های انجام شده و گزارش اشکالات فنی و ارائه پیشنهادات مربوطهمشارکت در تنظیم برنامه‌های آموزشیتهیه و تنظیم دستورالعمل‌های ذیربطانجام سایر امور مربوط. 
(در حال حاضر تعداد تحت نظر کارشناس مذکور تعداد 8نفر متصدی امور دفتری و اپراتور فعالیت می نمایند که در صورت تفکیک مکاتبات اختصاصی و منفک شدن امور مذکور از قبیل پروانه ها و مجوزهای تخصصیو فراگیر شدن سامانه تخصصی اینگونه مجوزها حجم و نفرات عهده دار این موضوع مکاتبات قابل کاهش می باشد.)